E-mail Zen - Wyczyść swoją skrzynkę odbiorczą

Używam Gmail'a tylko do poczty elektronicznej i jest to większa część jednej z moich dwóch prac. Dostaję pokaźną ilość wiadomości co godzinę i szybko na nie reaguję.

Jednakowóż, jedną rzeczą, którą zauważycie w mojej skrzynce odbiorczej, jest to, że jest prawie zawsze pusta.

Czysta skrzynka odbiorcza daję mi poczucie Zen, uczucie spokoju i satysfakcję. Polecam to każdemu. Jednak nie zawsze tak było — w przeszłości miałem wiele wiadomości w swojej skrzynce odbiorczej. Siedziały tam, czasem nieprzeczytane, czasami czekające na na odpowiedź, czasem czekające na klasyfikację, a niektóre po prostu odkładałem na później. Miałem też wiele zakładek do klasyfikacji mojej poczty, by łatwiej ją znaleźć, kiedy jej potrzebowałem. Sporo czasu zabierało mi ich katalogowanie, więc czesto odkładałem to na później. Wiele osób które znam, robią tak samo.

Ale GTD to zmieniło (tak samo jak 43Folders itp.), i od prawie roku sukcesywnie utrzymuję czystą skrzynkę odbiorczą.

Oto kilka prostych kroków do osiągnięcia "E-mail Zen":

1. Nie sprawdzaj poczty z samego rana i nie miej jej cały czas włączonej. To wskazówka podawana na wielu blogach, więc to żadna nowość. Sprawdzanie poczty na początku dnia zablokuje Cię przed wykonywaniem innych czynności przez chwilę. Zamiast tego, zrób coś ważnego w tym dniu lub coś, co odkładałeś najdłużej. Dopiero później sprawdź skrzynkę. Jeszcze lepszym pomysłem jest zrobienie 2 lub 3 rzeczy najpierw. Jeśli również co chwila sprawdzasz skrzynkę lub powiadamia Cię ona w chwili, w której otrzymujesz wiadomość, będziesz ciągle rozkojarzony i nie skupisz się na tym, co robisz w danej chwili. Osobiście sprawdzam wiadomości co godzinę, ale Twoje wymagania mogą się różnić.
2. Kiedy sprawdzasz pocztę, pozbywaj się każdej wiadomości, pojedyńczo, od razu. Podejmij decyzję o tym, co musisz zrobić z każdą wiadomością.
   1. Śmieć lub wiadomośc przesłana dalej? Od razu do kosza.
   2. Długa wiadomość, którą chcesz przeczytać w celach informacyjnych? Zanotuj do przeczytania i przenieś do archiwum lub wydrukuj do przeczytania później (np. stojąc w kolejce).
   3. Jeśli wiadomość wymaga od Ciebie podjęcia akcji, zanotuj sobie, co masz zrobić później. Zanotuj również, jeśli wiadomość zawiera jakieś ważne informacje. Zarchiwizuj, łatwiej ją później znajdziesz.
   4. Jeśli odpisanie zajmie Ci minutę lub dwie, odpisz od razu. Nie odkładaj na później. Jeśli odłożysz to na później, zostaniesz ze skrzynką pełną wiadomości, na które masz odpisać i możesz nigdy do nich nie wrócić. Ja odpisuję szybko, treściwie i od razu wysyłam.
   5. Jeśli musisz odpowiedzieć na wiadomość później lub czekasz na odpowiedź, zanotuj wiadomość jako oczekującą. Nie zostawiaj jej w skrzynce odbiorczej.
3. Mam tylko jeden folder: Archiwum. Gdy odpisuję na wiadomość lub skończę ją czytać i nie potrzebuję odpowiedzi lub zanotuję sobie, co z nią zrobić, wrzucam ją do archiwum. To proste. Możesz dodać folder "Do przeczytania" jeśli chcesz. Osobiście drukuję dłuższe wiadomości i czytam później, np. w przerwie obiadowej lub czekając na coś. Inni mają foldery "Oczekujące" lub "Do odpowiedzi", ja to widzę po prostu jako dodatkową skrzynkę odbiorczą (lub "Kubeł" jak David Allen to nazywa), którą musisz co jakiś czas sprawdzać. Nie lubię sprawdzać dodatkowych folderów. Mam swoją listę "Do-Zrobienia" i listę "Oczekujących" i to mi wystarcza. To tak proste jak kliknięcie w "Archiwizuj" przy wiadomości i jeśli potrzebuję znaleźć ją później, wyszukiwarka Gmail jest na tyle dobra, że łatwo wszystko znaleźć. Nigdy nie miałem problemów.

"E-mail Zen" to raptem kilka kroków: sprawdzaj pocztę w regularnych odstępach czasu, podejmuj decyzję o każdej wiadomości od razu (lub zanotuj co z nią zrobić później) i archiwizuj.

Ahhhhh. Pusta skrzynka odbiorcza!

Oryginalny post: Email Zen: Clear out your inbox

Autor: Leo Babauta

Tłumaczenie: Grzegorz Bogacki